Cu toate acestea, nici un birou poate fi complet informatizat. Unele documente trebuie să rămână pe hârtie ceea ce înseamnă că biroul de acasă poate fi doar mai puțin de hârtie. Și mulți dintre noi pur și simplu rămân mai confortabil folosind hârtie pentru a face parte din munca noastră. Deci, orice sistem de management al documentelor vă pune împreună trebuie să gestioneze mix de electronice și pe hârtie pentru o " hârtie mai " birou.
În ceea ce concepute pentru companiile mari, sisteme de management al documentelor transforma hârtie în imagini digitale ca PDF-uri care pot fi stocate electronic și, cu unele software-ul, cautat sau editat. Aceste sisteme, de asemenea, pot îmbunătăți depunere electronică, recuperarea și acces securizat la informatii -. Și ele pot fi foarte costisitoare
Cu toate acestea, la mai simplă, un sistem de management al documentelor constă dintr-un scanner și software care transformă documente pe hârtie la PDF-uri electronice. Și puteți obține software-ul mai puțin costisitoare pentru a face PDF-uri de căutat și editabile. Aici sunt mai multe opțiuni:. Site-ul
Va trebui să dezvolte propriul sistem de gestionare a fișiere electronice. Iată câteva sugestii:
- Creați un sistem de evidență online, așa cum ați face pentru hârtie într-un dulap de depozit. Folosiți nume de fișiere și documente care vor fi ușor de găsit și amintiți-vă
- Utilizați ". Imprimare în fișier " opțiunea de a salva documente electronice din afara, cum ar fi e-mail-uri sau declarații on-line, la dosarele lor corecte electronice.
- Copie de rezervă a fișierelor în mod regulat, probabil, cel puțin săptămânal, pe o unitate flash USB sau CD.
- Asigurați-o listă maestru de dosare pe care le poate referi la.
- la sfarsi
