Factorul prezența IM se califică ca o formă de comunicare în timp real, pe telefonul similare solicită sau față-în-față conversațiile. Cu IM, cealaltă parte primește mesajul tău aproape imediat după ce apăsați butonul de trimitere. Din punct de vedere tehnic, de comunicații în timp real implică faptul că există o conexiune deschisă directă între două sau mai multe părți care vorbesc. Pentru apeluri telefonice, care conexiunea este furnizat atât de rețeaua de telefonie prin cablu și wireless. Pentru IM, Internetul furnizează legătura directă, deschisă.
E-mail, pe de altă parte, este un magazin și tehnologie înainte, ceea ce înseamnă că de ieșire de e-mail sunt stocate pe un server și transmis pe Internet la un server destinație (pentru mai multe detalii, citiți Cum E-mail Works). Pentru beneficiarul pentru a primi e-mail-ul, ea trebuie să vă conectați la e-mail software-ul sau webmail programul ei și de a prelua toate mesajele noi de pe serverul destinație. Nu există nici o oportunitate pentru o conversație în timp real prin e-mail, pentru că va exista întotdeauna un decalaj între momentul în care o mesaj este trimis și momentul în care este primit.
Există avantaje și dezavantaje atât IM și e-mail-ul, motiv pentru care cei mai mulți oameni folosesc o combinație a celor două tehnologii. Avantajul e-mail este că beneficiarii pot citi și răspunde la mesajele lor în ritmul lor propriu. Dacă sunteți pe cale de a ieși la masa de prânz și trei noi e-mail ajunge în Inbox, nu trebuie să-i răspundă imediat. Oamenii care au trimis e-mailurile sunt conștienți de faptul că ar putea dura atât timp cât câteva ore sau chiar o zi pentru a obține un răspuns.
Ceea ce ne aduce la principalul dezavantaj al e-mail, pe care le ar putea avea să aștepte câteva ore sau chiar o zi pentru un răspuns. Din acest motiv, e-mail este de obicei rezervat pentru mesajele care se încadrează într-o anumită fereastră de sensibilitate timp. Dacă aveți nevoie de un răspuns până la sfârșitul zilei, e-mail funcționează bine. Dar dacă aveți nevoie de un răspuns, chiar acum, ori nevoie pentru a ridica telefonul sau încercați IM.
Avantajul principal al IM este rapiditate. Planuri se pot face rapid și răspunsuri găsit mai repede. Grupuri de oameni pot intra o camera de chat IM și să colaboreze în timp r
